Como empresario serás responsable de deducir impuestos de nómina de los salarios de tus empleados para posteriormente pagarlos en su nombre y a su vez deberás aportar como empleador tu parte de estos impuestos. Es decir, tanto la empresa como el empleado son contribuyentes.

Los empleadores están obligados por la ley a retener impuestos federales al ingreso. El monto de la retención depende de varios factores, como el estado civil del empleado, número de dependientes y del monto del salario. La idea es aproximarse a lo que el trabajador deba como impuesto sobre la renta a final del año fiscal. El empleador puede determinar la cantidad a retener basado en la información proporcionada por el empleado en el momento de completar el formulario W-4 (Certificado de Retenciones del Empleado) que debe ser completado antes de empezar su empleo. Cuando el trabajador haga su declaración de impuestos, la cantidad retenida por su empleador se le descuenta al valor adeudado, resultando en un menor pago de impuestos.

Los impuestos bajo la Ley Federal de Contribución al Seguro Social (o FICA, por sus siglas en inglés) consisten en los impuestos de seguro para ancianos, sobrevivientes y discapacidad, que también se conocen como aportes al Seguro Social, así como aportes de seguro hospitalario, que también se conocen como aportes al Medicare. Estos impuestos tienen diferentes tasas.

La tasa impositiva actual para la seguridad social es 6,2% para el empleador y 6,2% para el empleado, 12,4% en total. La tasa actual de Medicare es 1,45% para el empleador y 1,45% para el empleado, 2,9% en total. En términos generales, para calcular la retención del Seguro Social, multiplique el salario bruto de su empleado para el período de pago actual por la tasa impositiva actual del Seguro Social (6,2%). Para calcular la retención de Medicare, multiplique el salario bruto de su empleado por la tasa impositiva actual de Medicare (1,45%). Estos impuestos se reportan en el formato 941 y se debe hacer cada tres meses.

Solo los impuestos al Seguro Social tienen un límite de base salarial. El límite de base salarial es el salario máximo que está sujeto a impuestos para ese año. Para los ingresos en 2023, esta base es de $160,200. No existe un límite en la base salarial para el impuesto al Medicare. Todos los salarios cubiertos están sujetos al impuesto al Medicare.

Además del impuesto al Medicare, los empleadores son responsables de la retención del 0.9% por el impuesto adicional al Medicare sobre los salarios y la remuneración del empleado(a) que exceda los $200,000 en un año calendario, sin tener en cuenta su estado civil. No hay aportación igualada por parte del empleador para el impuesto adicional al Medicare.

Los empleadores declaran y pagan el impuesto federal para el desempleo (FUTA, por sus siglas en inglés) separado del impuesto federal sobre los ingresos y de los impuestos al Seguro Social y al Medicare. Los empleados no pagan este impuesto ni se les retiene de su paga. La tasa del impuesto FUTA es el 6.0% (0.060) para el año 2023. La mayoría de los empleadores reciben un crédito máximo de hasta el 5.4% (0.054) contra dicho impuesto FUTA. Cada trimestre, tiene que calcular qué porción de los primeros $7,000 de los salarios anuales de cada empleado fue pagada por usted durante ese trimestre. Se presenta en el Formulario 940.

Por último, está el impuesto estatal de desempleo (SUTA, por sus siglas en inglés) que es un tipo de impuesto sobre la nómina que los estados exigen que paguen los empleadores. Sin embargo, los empleados en Alaska, Nueva Jersey y Pensilvania también deben realizar contribuciones a dicho impuesto. Las oficinas o agencias estatales de desempleo asignan a los empleadores una tasa impositiva específica, y esta tasa puede cambiar según las evaluaciones anuales. Las tasas impositivas SUI de Florida 2023 están fechadas el 22 de diciembre de 2022. La tasa mínima es del 0,10% y la tasa máxima es del 5,4%, excepto que los empleadores que participan en el programa de compensación a corto plazo pueden estar sujetos a una tasa máxima del 6,4%. Los nuevos empleadores pagan el 2,7% en 2023. El factor de ajuste final siguió siendo 0,000 y el multiplicador disminuyó a 0,1628 para 2023. La base salarial imponible sigue siendo de $7,000.

Si tiene empleados en un solo estado, solo deberá cumplir con las regulaciones tributarias SUTA de ese estado. Pero si emplea trabajadores en más de un estado, es decir, si es un empleador en varios estados, deberá presentar los impuestos SUTA a cada estado en el que se encuentren sus empleados. Cada estado tiene sus propias regulaciones de SUTA, por lo que debe consultar con el departamento o agencia de trabajo o desempleo de su estado para obtener más información que pueda ser relevante para su negocio.

A continuación, explicaremos los pasos para calcular los impuestos sobre la nómina:

1. Calcular el salario bruto: Para determinar el ingreso bruto de un empleado, calcule la cantidad total ganada durante el período de pago correspondiente. Esto incluye sueldos o salarios por hora y cualquier ingreso adicional, como bonificaciones, pago de horas extras o comisiones.
2. Calcular las retenciones de impuestos de los empleados: Una vez que tenga el salario bruto del empleado y la cantidad de asignaciones de su formulario W-4, puede comenzar a calcular cuánto necesita retener para cubrir sus impuestos.
3. Manejar las deducciones: Después de calcular las retenciones de impuestos del empleado, el siguiente paso es sacar las deducciones aplicables. Las deducciones se refieren a beneficios y donaciones elegidos y pagados por los empleados, que se deducen antes o después de impuestos. Algunos ejemplos del primer grupo son los planes de jubilación y los beneficios médicos y dentales. En el segundo grupo están, por ejemplo, los embargos (manutención de los hijos, pensión alimenticia) y cuotas sindicales.
4. Agregar reembolsos de gastos: Si un empleado pagó gastos con su propio dinero, debe recibir un reembolso. Todos los gastos que reembolse a los empleados deben pagarse en su totalidad y agregarse al salario neto al final de su cálculo.
5. Sumar todo: El pago neto es la cantidad de dinero que necesita enviar al empleado el día de pago.

Calcular el impuesto sobre la nómina es complejo, requiere de cálculos precisos y mucha paciencia. En My Accounting Now nos enfocamos en mantener al día tu contabilidad, te ahorraremos horas de trabajo cada mes y prepararemos a tu empresa para presentar impuestos sin inconvenientes y así evitar cualquier sanción con el IRS. Agenda una asesoría con nuestro equipo; aclararemos todas tus dudas y te quitaremos un peso de los hombros. Llámanos al 786-228-8689 o envíanos un email a info@myaccountingnow.com.